Créer un événement à distance grâce aux outils vidéo
Webinar, conférence, colloque, émission digitale… les évènements en ligne ont aujourd’hui gagné en notoriété. Ils se sont révélés un moyen sûr et moins contraignant que la présence physique et nécessitent moins d’effort.
Les outils vidéo :
un moyen sûr et moins contraignant
En raison de multiples facteurs, les évènements en présentiel sont devenus peu fréquents. Les séminaires ou team-building dans leur majorité sont aujourd’hui organisés en ligne. D’une part, ce système vise à se conformer aux réglementations sanitaires visant à limiter la propagation de la Covid-19. D’autre part, il va bien au-delà car permet de toucher un grand de personnes.
L'organisation d'événements à distance permet de remédier aux contraintes géographiques, temporelles et d’accessibilité. En effet, il n'est pas toujours évident que les divers participants se situent dans la même zone géographique. De plus, ils n’ont pas le même emploi du temps. Autant de facteurs rendent difficile, voire impossible, leur déplacement pour assister à un évènement en présence. Par ailleurs, un évènement digitalisé octroie une certaine facilité dans l'atteinte des objectifs fixés. En effet, il favorise une certaine cohésion au sein d'une équipe. Toutefois, son organisation n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît.
Comment organiser un événement virtuel ?
Même s'il est moins contraignant qu'un événement physique, un évènement virtuel nécessite quand même une préparation préalable. Laquelle préparation dépend du type de l’événement, les objectifs, les contenus, le canal de communication, etc.
Le type d'événement
Maints événements sont aujourd'hui susceptibles de rassembler des personnes de divers horizons autour d'un objectif commun. Ces dernières, sans même se déplacer, franchissent les frontières sans se soucier de la distanciation sociale et du transport.
Les objectifs et contenus
Tout événement, quelle que soit sa nature, est organisé dans un but précis. Cela étant, il est essentiel de bien cibler son auditoire en procédant à une étude de chaque participant. Tout comme lors des évènements en présentiel, il est primordial de maintenir l'attention des participants lors d'un événement virtuel. À cet effet, il faut au préalable préparer des messages courts et impactant. Il faut toujours aller à l'essentiel et instruire les différents participants à faire de même. Il est primordial de se montrer interactif afin de maintenir le niveau d'attention des participants.
Le canal de diffusion
Aujourd'hui, nombreux sont les outils (réseaux sociaux et autres logiciels) employés pour l’organisation des évènements virtuels. Ils permettent d'élargir son audience et à mettre en valeur ses partenaires et son expertise.
Pour que l’événement soit un franc succès, il est essentiel que le décor d’organisation soit attrayant. Les lieux de tournage sont disponibles à cet effet. À défaut, l’organisateur peut user de ses locaux de professionnels. Il suffit de l’équiper du matériel utile à l’enregistrement ou la diffusion de son événement en live. Pour s'épargner la peine de transporter les équipements, la meilleure option demeure la location d'un plateau de télévision. En effet, d'une part ce dernier présente l’avantage d’être déjà totalement équipé en termes de matériel numérique. D'autre part, des experts en la matière servent de guides et conseillent en cas de doute.
Grâce au numérique, il n’est plus nécessaire de faire déplacer ses invités avant l’organisation d’un séminaire. Les outils vidéo défient la notion de distance et permettent à des personnes de se regrouper sans pour autant se déplacer.